Como crear un Value Stream Map

Analiza el estado actual del proceso productivo y desarrolla un estado futuro más eficiente

Como crear un Value Stream Map. Se conoce como mapa de flujo de valor a la ilustración que muestra la serie de procesos por la que pasa un producto, desde que es materia prima hasta que llega a las manos del consumidor final. Este sirve para analizar cada uno de los pasos y así optimizar el tiempo y la forma de entrega al cliente.

¿Para qué sirve un mapa de flujo de valor?

Sirve para moldear los procesos que sean necesarios hasta que la empresa logre un estado ideal. Esto requiere de un análisis profundo y cercano de todo el flujo de trabajo; de esta forma, se detecta cuáles áreas deben ser corregidas o eliminadas para mejorar los resultados hasta el momento obtenidos.

Su objetivo es realizar una especie de limpieza: se deshace de lo que vuelva ineficiente el rendimiento de la empresa. Por eso estudia la producción, el inventario, el transporte, los tiempos de los procesos, los tiempos de inactividad, el número de empleados, etc.

Está enfocado en detectar las actividades que no agregan valor para los clientes, busca producir artículos de buena calidad, a un precio conveniente y en un periodo preciso. Analiza los procesos de la empresa para reducir recursos, tiempo y esfuerzo.

¿Cómo hacer un mapa de flujo de valor?

1. Asigna a un equipo responsable

Son colaboradores a cargo de elaborar el mapa de flujo de valor. Este debe estar conformado con personas que conozcan de cerca los procesos de la empresa, así como tener conocimientos de cómo crear un mapa de flujo de valor.

2. Delimitar el proceso a analizar

Es vital que se determine qué es lo que va a abarcar el mapa de flujo de valor, generalmente desde la elaboración de un producto hasta su llegada al supermercado. En el caso de la prestación de servicios, sería desde la primera interacción del cliente hasta que es atendido satisfactoriamente.

3. Sigue de cerca el proceso

Es recomendable que para realizar este análisis se obtengan los datos de primera mano, no con la información de terceros, porque se puede volver parcial. Aparte, la observación se tiene que hacer en tiempo real y cronometrar cada una de las etapas para mejores resultados.

4. Conoce los símbolos del VSM

Antes de pasar directamente a la elaboración del mapa de flujo de valor, es indispensable conocer la serie de símbolos que lo conforman. Los principales son los siguientes:

simbolos basicos de un vsm

  • Proveedor/cliente: el icono de fábrica se refiere a las fuentes externas, es decir, a los proveedores y clientes en el proceso.
  • Proceso: arriba de este recuadro se pone el nombre de cada proceso y en la parte de abajo los detalles más importantes, como el número de empleados que participan.
  • Bloque de datos: este corresponde principalmente al registro de tiempos, por un lado la actividad del tiempo del ciclo (TC), la inactividad del tiempo de recambio (TR) y la disponibilidad (en porcentaje) del personal en esta etapa.
  • Flecha de empuje: indica el flujo y la dirección de una etapa a otra.
  • Flecha de traslado: señala el momento en que un producto ingresa a un medio de transporte para ser llevado a un punto de venta o directamente al comprador final.
  • Información transmitida manualmente: esta flecha recta se refiere a la información recibida de forma oral de persona a persona, o por medio de un recado escrito.
  • Información transmitida electrónicamente: la flecha quebrada o en forma de rayo significa que la información fue enviada y recibida por medios digitales o electrónicos: software, chats en internet o llamada telefónica.
  • Inventario: el triángulo se refiere al conteo de los materiales disponibles en almacén para la elaboración de los productos.
  • Personal: el medio círculo con un círculo dentro, que simula una persona, indica el número de trabajadores que participan en una etapa del proceso.
  • Revisar: el icono de lentes se coloca en un mapa de flujo de valor para indicar que es necesario mirar de cerca una etapa o algún aspecto en el que se podría encontrar una falla.
  • Transporte: el icono del camión hace referencia al ingreso y transporte de un producto o una carga de productos.
  • Línea de tiempo: esta línea estructural marca los tiempos de ciclo (TC), así como los tiempos de recambio (TR) o intermedios entre cada etapa. Al final resume el tiempo de ciclo del proceso (CP) y el tiempo de valor agregado (TVA).

5. Traza el mapa de flujo de valor

Una vez repasados los símbolos del mapa de flujo de valor, es hora de empezar a darle forma al diagrama. Generalmente, se inicia con el icono de Proveedor/cliente y de allí se derivan las diferentes etapas del proceso a analizar.

En el caso de una pizzería, su VSM inicia con el cliente que se comunica electrónicamente para realizar su pedido en un minuto. A partir de allí, se recibe la orden en un minuto y pasa un minuto de inactividad; se procesa la orden en dos minutos y pasan dos minutos de inactividad; se prepara la pizza y pasan 10 minutos de inactividad; se empaca la pizza en 10 minutos, pasan dos minutos de inactividad y, finalmente, llega al repartidor.

value stream map inicio

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6. Analiza los procesos del mapa

Después de trazar el mapa de flujo de valor, es momento de mirar a profundidad cuáles son las etapas donde el proceso se ve atascado y no avanza bien, ya sea porque hay procesos obsoletos, sobrecarga de inventario, personal no capacitado o una sobrecarga de trabajo, entre otros factores.

En el diagrama de la pizzería la gerente ha detectado que en la cocina se está trabajando al máximo y aun así es la etapa que más tiempo requiere, por eso agregó

los lentes de «Revisar». Los dos cocineros no se dan abasto para tener listos los ingredientes, preparar las pizzas, cuidar el horno y entregar las pizzas al empacador. La conclusión es que hace falta personal en esta área y sumar otro cocinero ayudará a optimizar los tiempos de entrega.

value stream map

7. Readapta el diagrama

Una vez que se hayan identificado las fallas en el flujo de trabajo del negocio o de la empresa y obtenido la posible solución, es necesario realizar los cambios en el mapa de flujo de valor. Igualmente se hace un reajuste de los tiempos: tiempo de ciclo (TC), tiempo de recambio o inactivo (TR), ciclo de proceso (CP) y tiempo de valor agregado (TVA). En el caso de la pizzería, los tiempos se optimizaron así.

value stream map

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8. Implementar el muevo mapa de flujo de valor

Por último, queda hacer tangibles los cambios que se encontraron como la solución para optimizar el mapa de flujo de valor. Por supuesto, también hay que medir los resultados que estos ajustes den y comprobar si están funcionando o no en la práctica. En el caso de la pizzería, la gerente contratará a un nuevo elemento y seguirá el rendimiento de esta área.

El seguimiento y mejora continua es indispensable, pues así podrás obtener un sistema de trabajo más eficiente y brindarás a tus clientes mejores productos y atención.

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